Dans une entreprise, environ 10 à 25 % du chiffre d’affaires sont des achats indirects, ce qui représente 15 à 50 % du volume total des achats. Les décideurs d’une entreprise se doivent donc de prêter attention aux achats indirects. Pour cela, voici nos conseils afin de mieux gérer ces process.
1. Opter pour l’automatisation du suivi des demandes d’achat
Si vous voulez mieux gérer les achats internes des collaborateurs ou les achats se référant aux fournitures ou aux déplacements, il convient alors de mettre en place un meilleur suivi. À l’aide d’outils de purchase-to-pay, d’e-procurement ou de ticketing, vous pouvez effectuer à la fois le suivi et l’automatisation de la validation des demandes d’achat. Grâce à cette méthode, il devient plus facile de quantifier et d’analyser les demandes d’achat. Par la suite, vous pouvez identifier précisément les besoins internes les plus fréquents et vos plus gros fournisseurs et prestataires.
2. Engager une négociation avec vos fournisseurs
Dans le milieu des affaires, la négociation des tarifs avec les fournisseurs est une pratique courante. De fournitures aux outils SaaS en passant par le café en grains, tous les achats peuvent se négocier. Mais, il est nécessaire au préalable de déterminer votre consommation et les volumes d’achat en vue d’une négociation avec les prestataires.
3. Centraliser vos factures
Il est utile de regrouper tous les justificatifs de paiement pour calculer la TVA déductible. Ceci permet aussi de connaître les dépenses réelles de l’entreprise. Si vous n’êtes pas bien organisé, il se peut que cette tâche vire au cauchemar pour vous. Cela peut aussi devenir plus complexe surtout lorsque l’on utilise la carte bleue de l’entreprise pour les paiements. Aussi, les employés n’envoient pas leurs notes de frais dans le temps imparti. Pour ce faire, l’idéal est d’utiliser un outil de gestion des paiements afin de vous procurer facilement l’ensemble des factures et des justificatifs d’achat de vos différents collaborateurs.
4. Débusquer les coûts cachés
Que ce soit la validation des demandes, le suivi d’un achat ou la récupération des factures, toutes ces opérations peuvent vous prendre énormément de temps. En outre, ces tâches n’ont que très peu de valeur ajoutée. Quand elles ne sont pas automatisées, cela peut entraîner d’autres coûts indirects. À titre illustratif, si vous faites une commande d’achat indirect, le coût est de seulement 36 euros pour un processus optimisé alors que cela peut représenter 73 euros pour celui non optimisé. En utilisant des méthodes adaptées, vous allez faire une économie de 50 % sur les coûts cachés. Optimiser la gestion des achats indirects implique donc le changement de mode opératoire en utilisant des outils de gestion des dépenses en mode SaaS.